Certificazione

Documenti di transazione (DTPB)

Dettagli

Categoria: Non categorizzato

Novità importazione dati da programmi gestionali proprietari               
Da gennaio 2015 il nuovo sistema di verifica dei certificati                                   
e di tracciabilità delle vendite di prodotti bio                                                                                                                                                                                                                                                       

Dopo anni di esperienza con il sistema dei documenti di transazione a compilazione manuale da parte degli operatori biologici e con quelli generati da uno specifico software installato localmente presso le aziende, siamo passati ad un nuovo sistema di emissione dei documenti, che utilizza direttamente la piattaforma web, rendendo di fatto disponibili in tempo reale le informazioni sulle transazioni di prodotti biologici.

Il sistema, come quello precedente, prevede la pubblicazione in internet sui siti web www.bioagricert.org e www.trasparente-chek.com di tutti i certificati emessi da Bioagricert e la informatizzazione di tutte le transazioni di prodotti biologici che avvengono fra operatori controllati.

Per migliorare lo scambio di informazioni, le garanzie per il mercato, i controlli incrociati fra “organismi di certificazione/operatori/mercato”, il sistema prevede l’utilizzo di codifiche ufficiali che permettono il collegamento delle attività aziendali (codifiche attività economiche ATECO) alle categorie di prodotti (classificazione statistica dei prodotti CPA) fino al prodotto stesso, nonché di costituire una banca dati degli acquirenti identificati anche tramite l’OdC, per rendere maggiormente efficace lo scambio di informazioni.

Inoltre, recependo le indicazioni riportate al art. 29 del reg. 834/07 e supportati dalla implementazione del sistema informatico SIB del Ministero delle Politiche Agricole, che prevede l’aggiornamento in continuo dell’Albo Nazionale degli Operatori Biologici, ci poniamo come obiettivo la eliminazione totale da sistema dei documenti cartacei stampati.

Il nuovo sistema informatico, con l’accesso autenticato dei vari attori coinvolti nell’attività di certificazione e negli scambi commerciali in filiera bio, permetterà un collegamento diretto con il personale di Bioagricert, migliorando lo scambio di informazioni e le garanzie della filiera, sempre salvaguardando gli aspetti di riservatezza necessari.

Nuovi Certificati di Conformità e modalità di accesso al sistema per l’emissione dei nuovi Documenti Transazione Prodotti Biologici (DTPB)

Il nuovo sistema per l’emissione dei DTPB, è direttamente collegato al nuovo “Certificato di Conformità” allegato al “Documento Giustificativo” (DG), in linea con quanto Previsto dal D.M. 18321/2012.

Secondo quanto disposto dal D.M., il DG dichiara la conformità dell’azienda nella sua organizzazione complessiva (attività svolte, unità e siti produttivi, terreni) mentre il Certificato autorizza l’azienda a dichiarare la conformità dei prodotti nelle vendite.

All’interno del DG il dichiarante è identificato da un codice alfanumerico a 4 caratteri (codice dichiarante o codice di controllo),le unità produttive sono invece codificate da un codice numerico a 6 cifre (codice unità produttiva).

Nel Certificato di Conformità è stato aggiunto il codice categoria derivante da una codifica ufficiale, che caratterizza appunto la categoria di appartenenza dei prodotti aziendali. Tale codice dovrà essere indicato nelle singole vendite.  

Tutte le aziende che mano a mano riceveranno un Certificato con tali caratteristiche, per emettere i DTPB nella nuova modalità, dovranno provvedere alla registrazione sul sito Bioagricert accedendo all’area “nuovi documenti di transazione” e seguire le indicazioni riportate.

La nuova modalità di emissione dei documenti di transazione prodotti biologici, è legata alla emissione del certificato con le categorie e codici numerici come già indicato. Le modalità precedenti resteranno comunque valide per i certificati già in essere.

Per le aziende che commercializzano prodotto etichettato, il codice identificativo delle etichette (codice operatore) sarà rappresentato dal nuovo codice alfanumerico di cui sopra, pertanto si chiede di provvedere alla sostituzione delle vecchie codifiche mano a mano che si procederà con la ristampa delle etichette. I vecchi codici già autorizzati resteranno comunque validi senza limiti di tempo in quanto comunque riscontrabili sui DG

Nuove modalità per l’emissione dei Documenti di Transazione Prodotti Biologici

Aziende Controllate

Tutte le aziende, una volta ricevuto il certificato nella nuova versione dovranno registrarsi nell’area specifica sul sito www.bioagricert.org “nuovi documenti di transazione”, seguendo le indicazioni riportate. Confermata la registrazione, sarà possibile compilare e stampare i documenti in accompagnamento alle transazioni di prodotti biologici.

Studi Tecnici

In caso l’azienda sia seguita da uno studio tecnico, qualora questo sia opportunamente autorizzato, potrà essere lo stesso studio a sostituirsi all’azienda per l’inserimento delle transazioni.

Acquirenti

Previa registrazione, come già indicato per le “aziende controllate” tutti gli acquirenti di aziende certificate da Bioagricert, avranno la possibilità di verificare la regolare comunicazione a Bioagricert delle transazioni di cui sono destinatari, ed interagire direttamente con l’ufficio di certificazione per comunicare variazioni/correzioni o anomalie su detti documenti. Una ulteriore possibilità degli acquirenti registrati, nel caso in cui il venditore sia impossibilitato ad inserire direttamente le transazioni, è quella di richiedere una “chiave monouso” che permetta la registrazione della transazione. In questo caso l’azienda certificata o l’acquirente, comunicando i soli dati dei soggetti coinvolti nella transazione, riceverà, dopo verifica, un codice alfanumerico monouso che permetterà all’acquirente stesso di comunicare il dettaglio della transazione per la pubblicazione.

AUTORIZZAZIONE A RIPORTARE LE INDICAZIONI BIO SUI DOCUMENTI FISCALI ED IMPORTAZIONE DEI DATI DI VENDITA SUL WEB NEL SISTEMA TRASPARENTE-CHEK

In linea con quanto già attivato precedentemente, abbiamo ultimato un sistema per la importazione dei dati direttamente sul web, senza passare per l’inserimento diretto delle singole transazioni. Il sistema è rivolto prevalentemente alle aziende che fanno numerose transazioni e che avrebbero difficoltà ad imputare i dati due volte, sui programmi proprietari e sul sito web trasparente-check, ma è applicabile per tutte quelle aziende in grado di registrare sui sistemi informatici proprietari e successivamente di esportare, i dati necessari alla qualificazione bio dei propri prodotti. Questa modalità, oltre a rendere disponibili i documenti di certificazione su web come già indicato, permette, previa approvazione delle indicazioni e delle diciture, di riportare le dichiarazioni di conformità sui propri documenti fiscali (DDT o fatture accompagnatorie, etc…), facendo salvi i requisiti minimi obbligatori previsti dalle norme sull’AB (origine, classificazione, Organismo di certificazione, norma di riferimento).

Ad oggi sono già state inserite oltre 13.000 transazioni e 4000 operatori sono transitati al nuovo sistema ed emettono i documenti via web, mentre gli acquirenti che si stanno interfacciando con noi per le verifiche sono già oltre 1800.

Sono state inoltre attivate nuove funzionalità per la creazione dei "certificati di transazione o lotto", i certificati di import e quelli di export NOP Stati Uniti e NAQS – Corea. Gli operatori potranno inserire direttamente i dati e Bioagricert procederà alla validazione dei documenti in modo più rapido rispetto al precedente sistema.

UTILITA' E TENUTA DELLE REGISTRAZIONI.

Tutte le transazioni caricate nel sistema, saranno mantenute attive e disponibili per cinque anni dalla data di inserimento, costituendo un vero o proprio archivio. Tutti i soggetti autorizzati a qualsiasi titolo a verificarle o visualizzarle, le avranno sempre disponibili senza la necessità di stamparle ed archiviarle in cartaceo. E' stata inoltre implementata una funzionalità per l'esportazione dei dati che permette, con varie modalità di filtri, di creare un foglio excel con tutti i dettagli selezionati che interessano.

Per informazioni contattare Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.

Il personale di Bioagricert resta a completa disposizione per qualsiasi dubbio o richiesta di chiarimento, telefonicamente o via mail.